Masz czasem tak, że przytłacza Cię ilość zadań, które masz do wykonania? A może czasem jak masz tych zadań za mało to nie potrafisz zabrać się za cokolwiek? Dziś zajmiemy się absolutnym fundamentem produktywności, czyli zarządzaniem zadaniami.
Odpowiedzi jest kilka i każda z nich dobra. Ale jeśli miałbym wypunktować największe zalety to byłyby to:
Każda z tych kwestii znacząco wpływa nie tylko na komfort naszej pracy, ale także jej skuteczność.
W tej kwestii na podstawie własnego doświadczenia poznałem kilka wartościowych tipów:
Jest ich sporo - Asana, Trello, Bitrix24, ale nadadzą się także Google Documents czy zwykła kartka papieru. Ja osobiście korzystam z Asany i bardzo ją sobie cenię, nawet w darmowej wersji. Asana służy przede wszystkim do zarządzania pracą całego zespołu, natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wykorzystać ją do planowania swoich codziennych zadań - nie tylko związanych z pracą.
Aplikacja ta pozwala na:
Wydaje się, że niektóre zadania nie są na tyle ważne, żeby poświęcać swój czas na ich zapisanie. Według mnie to nie prawda. Od początku tego roku, w momencie gdy przeglądam maila - od razu każde z przekazanych mi zadań umieszczam w Asanie. To samo, gdy jakieś zadanie wpada mi do głowy.
Dzięki temu nawykowi żadne z zadań nie wypadnie Ci z pamięci. A jeśli zadanie to zrobisz od razu po jego otrzymaniu - nie szkodzi, zapisz je i zaznacz jako zrobione. Pozwoli Ci to lepiej obserwować Twoje codzienne postępy i da poczucie, że coś tego dnia zrobiłeś.
Bardzo często, szczególnie gdy brakuje nam motywacji do pracy, zaczynamy od najprostszych zadań. To błąd!
Każdy dzień powinien zaczynać się właśnie od zadania, które jest najważniejsze i najtrudniejsze. Zrealizowanie go w pierwszej kolejności pozwoli Ci poczuć duży spokój oraz satysfakcję, a każde kolejne zadanie przyjdzie z dużo większą łatwością.
Kolejna sprawa to radzenie sobie z mikrozadaniami. Ja tak nazywam zadania, których realizacja zajmie mi od kilku sekund do maksymalnie 5 minut. Jeżeli nie są one wyjątkowo pilne, to warto zebrać je w jeden blok i zrealizować np. podczas jednego cyklu PARETO, o których pisałem w poprzednim artykule.
Jak być produktywnym w 2025? - #3
Gdy tylko zrealizujesz dane zadanie - oznacz je jako wykonane i zobacz jakie czeka Cię następne. Przejdź do realizacji właśnie jego, nie żadnego z późniejszych.
To zawsze wprowadza chaos. Dlatego warto korzystać z podzadań. Duże i złożone zadania często potrafią przerazić - rozbicie ich na znacznie więcej, ale drobnych zadań bardzo ułatwia zabranie się za nie.
W przypadku gdy wymagany jest wkład drugiej osoby - na przykład czekasz na podanie jakich informacji lub zatwierdzenie przez szefa, przesuń zadanie o jedno niżej. Po realizacji kolejnego sprawdź, czy otrzymałeś potrzebny wkład.
Jeżeli tak, zajmij się tym zadaniem. Jeżeli nie - przejdź to kolejnego, a to ponownie przesuń.
Takie rozbijanie naprawdę pomaga!
Czymś co bardzo pomaga mi w nadawaniu mojej pracy odpowiedniej struktury, jest zaczynanie i kończenie dnia właśnie od zapoznania się z listą zadań.
Wieczorem układam listę na kolejny dzień. Zaczynam od tych najważniejszych i najtrudniejszych. Następnie stopniowo dokładam łatwiejsze. Jeżeli coś nie jest pilne - zostawiam na sam koniec.
Dzięki temu nie będę tracił czasu na początku następnego dnia i niemal od razu wezmę się do roboty.
Rano czytam tylko skrzynkę mailową, sprawdzam czy pojawiły się jakieś nowe lub poprzednie zostały zaktualizowane, a następnie przechodzę do pierwszego zadania na liście.
Porządek ten powtarzam każdego dnia. I uwierz mi - naprawdę warto!
Listy zadań i odpowiednie zarządzanie nimi to klucz do naprawdę zadawalających efektów pracy. I nie tylko! Jeżeli masz jakieś ważne zadania niezwiązane z pracą, je też koniecznie wpisuj na listę. Praca nie zawsze jest najważniejsza.
Jeżeli musisz danego dnia pójść do lekarza, urzędu czy banku - nadaj temu wysoki priorytet, a mało istotne zadania przesuń dalej.
To tyle na dziś! Jeśli masz jakieś uwagi czy pytania, jestem do Twojej dyspozycji!
Rafał
Ruszam z krótkim cyklem o 5 rzeczach, które znacząco poprawiły moje samopoczucie, ale i produktywność na początku 2025 roku. Na pierwszy ogień bierzemy temat, z którym męczyłem się od lat, czyli wstawanie rano. Czy warto, co to daje i jak to robić? Tego dowiesz się w tym artykule!
Przyszedł czas na drugi z serii moich krótkich artykułów o stosunkowo prostych metodach na poprawę swojego samopoczucia oraz efektywności w pracy, nauce, ale i innych obszarach życia. Dziś na celownik bierzemy kontrolę nad mediami społecznościowymi.
Nie wiem, czy kiedykolwiek to robiłeś, ale jeśli wpiszesz sobie w wyszukiwarkę ,,Jak być bardziej produktywnym?" znajdziesz pewnie z milion rozmaitych technik o dziwnych nazwach. Eat That Frog, Pareto, Kanban, Seifeld, itd. Okazuje się jednak, że w wielu przypadkach mają one dużo sensu.
© 2025 BES All Rights Reserved